Pemahaman COC (Seri-5) : Sistem Manajemen dan Penggunaan Trademark COC

Pada artikel ini, dilanjutkan dengan pembahasan umum persyaratan-persyaratan COC di kedua standar. Secara umum sebuah standar yang berisi persyaratan untuk sertifikasi COC akan terdiri dari :
⦁ Sistem Manajemen COC
⦁ Sumber Bahan Baku (Material Input)
⦁ Penanganan, Pencatatan Material dan Produk
⦁ Metode Pengendalian COC
⦁ Penjualan
⦁ Pengendalian Logo dan Trademarks
⦁ Outsourcing

Jika disimak lebih lanjut, sistem manjemen minimum yang dipersyaratkan dalam COC secara umum meliputi :
⦁ Penetapan Wakil Manajemen
⦁ Pendokumentasian Prosedur CoC
⦁ Penetapan Personal Kunci
⦁ Pelatihan
⦁ Pemeliharaan catatan (rekaman) CoC
⦁ Komitmen terhadap nilai-nilai COC
⦁ Komitmen terhadap Isu Sosial dan K3
⦁ Penanganan Komplain
⦁ Penanganan Produk yang tidak sesuai
⦁ Due Dilligence System
⦁ Internal Audit dan Tinjauan Manajemen (khusus dalam PEFC)

Terkait kebutuhan informasi dalam bentuk dokumen, rekaman dan sebagainya, COC mempersratkan disediakannya berbagai informasi diantaranya :
⦁ Prosedur-prosedur
⦁ Daftar kelompok produk
⦁ Catatan training
⦁ Dokumen pembelian dan penjualan
⦁ Catatan perhitungan material
⦁ Trademark approvals
⦁ Catatan para supplier
⦁ Komplain dan outsourcing
⦁ Pengendalian non-conforming products
⦁ Catatan terkait program uji tuntas (due diligence system – DDS)
⦁ Audit dan tinjauan (dalam PEFC)
⦁ Dll

Bagi yang berpengalaman dalam penerapan sistem manajemen mutu atau sejenisnya misal dalam ISO 9001, 14001 atau 45001, persyaratan-persyaratan diatas sudah lama dikenal sehingga tidak asing dan mudah dipahami dan kenal dalam praktek. Beberapa kalangan menyebutnya COC sebagai Mini ISO.

Bagi organisasi atau perusahaan yang telah menerapkan Sistem Manajemen (SM) ISO, penerapan COC relatif menjadi sangat mudah. Waktu serta sumberdaya yang harus disediakan relatif kecil. Tentu masih banyak isu-isu yang tidak dibicarakan secara spesifik dam SM ISO namun menjadi pembahasan inti dalam COC. Isu tersebut diantaranya mengenai pengendalian bahan baku (material), metode pengendalian COC yang diterapkan, serta pengendalian penggunaan logo dan trademark (label) dari kedua penerbit standar. Isu-isu pokok ini mengarah pada lisensi penggunaan trademark COC pada produk (on products) dan selain produk (off products).

Dalam masing-masing standar kedua lembaga memberikan panduan penggunaan logo dan trademark ini. Menarik untuk dicermati, pada kesempatan penerbitan panduan penggunaan logo dan PEFC di tahun 2020, nampak pemahaman status atau kategori produk COC kedua lembaga menjadi relatif sama. Kedua lembaga memperkenalkan kategori produk bersertifikat 100%, Mix dan Recycled. Khusus untuk istilah Mix dalam PEFC digunakan bahasa dan penampilan klaim (label) yang berbeda.

Lebih jauh kedua lembaga menyatakan bahwa logo dan informasi terkait lainnya sangat dilindungi oleh hukum yang berlaku secara internasional. Penggunaan logo dan label harus benar-benar tepat, tidak menyesatkan (missleading) dan mendapat persetujuan dari pihak berwenang yang ditunjuk. Gambar, tulisan dan klaim did dalamnya sangat ketat diatur. Begitu pula penenpatannya pada produk. Kemungkinan kedua logo tertera dalam produk yang sama pun diatur dalam standar nya. Begitu pula penggunaan logo dan trademark buak pada produk (off products) seperti di dokumen perusahaan, website, dokumen pembelian dan penjualan, media marketing dan sebagainya turut diatur dengan detail. Terakhir tidak lupa hak penggunaan logo dan trademark ini baik bagi pemegang sertifikat COC maupun pihak lainnya yang telah diatur dalam perjanjian dengan kedua lembaga dibebani biaya yang besarannya pun telah ditetapkan. Umumnya disesuaikan dengan jenis kegiatan perusahaan atau lembaga dan besaran produksi (bisnis).

Dalam praktek, tidak semua produk bersertifikat COC ini menggunakan hak pemberian logo dan label COC pada produknya. Ini bergantung pada persyaratan dari pihak pelanggan. Ada berbagai pertimbangan bisnis dan kesepakatan antara produsen atau penyedia jasa dengan pelanggan atau pasar yang dihadapinya.
Di pasar kita bisa dijumpai dengan mudah berbagai produk yang telah mendapat hak penggunaan label COC. Kini produk-produk bersertifikat COC semakin dekat dengan kita. Di berbagai toko retail atau pedagang (merchant) dekat rumah kita di Indonesia kita banyak menemukan produk atau kemasan berlabel COC ini. Dengan catatan hingga saat kita mencarinya di pasar produk-produk tersebut masih memegang hak penggunaan trademark dan/atau punya minat (merasa penting atau perlu) untuk menggunakannya sebagai on-product label.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *