Penerapan COC PEFC

PEFC- gambar COCPEFC adalah singkatan dari  The Programme for the Endorsement of Forest Certification. Chain of Custody (CoC) sendiri secara umum dipahami sebagai proses pelacakan dan pencatatan dan transfer material dari hutan bersertifikat melalui tahapan-tahapan produksi yang berbeda-beda — industri hulu, industri hilir, agen dan ke toko-toko atau konsumen akhir.

Topik pembahasan didalamnya :

  • Program Sertifikasi
  • Hutan Bersertifikat PEFC
  • Produk Bersertifikat PEFC
  • Konsumen mengkonsumsi produk bersertifikat PEFC
  • Metod epenerapan sistem COC PEFC

Sertifikasi COC adalah dipersyaratkan untuk setiap tahapan dalam pembuatan suatu produk. Material (kayu) asal hutan dapat berstatus :

  • Hutan Bersertifikat PEFC, menghasilkan Produk bersertifikat PEFC
  • Hutan Controlled Sources, menghasilkan material tidak bersertifikat tetapi non controversial sources (dapat menjadi pencampur)
  • Hutan TIDAK bersertifikat PEFC, menghasilkan produk TIDAK bersertifikat PEFC

UNSUR-UNSUR DALAM PENERAPAN COC PEFC

PEFC-Basic COCValidasi supplier :

  • Update data supplier bersertifikat dan non sertifikat
  • Status sertifikat
  • Tanggal expire sertifikat
  • Ruang Lingkup Produk bersertifikat
  • Validasi melalui www.pefc.org
  • Lakukan setiap penerbitan Purchase Order
  • Print out statusnya
  • Simpan print out status sertifikat supplier

Pembelian Bahan Baku Bersertifikat PEFC :

  • Purchase order/contract pembelian harus ditujukan ke pemegang sertifikat PEFC CoC yang sesuai
  • Jenis Barang PEFC harus dituliskan pada PO/Contract tersebut secara jelas
  • Persyaratan boleh akses ke status produk asal supplier
  • Due Diligence System (DDS) dan Risk Assessment jika berasal dari Non Controversial Sources

Penerimaan Bahan Baku :

  • Periksa surat jalan dari supplier, pastikan jenis dan jumlah barang PEFC, nama Supplier dan nomor sertifikat suplier tertera pada surat jalan.
  • Status klaim PEFC (certified, neutral atau other material termasuk prosentasenya)
  • Periksa invoice dari supplier, pastikan jenis dan jumlah barang PEFC, nama Supplier dan nomor sertifikat suplier tertera pada invoice.
  • Simpan surat jalan dan invoice sebagai bukti pembelian bahan baku bersertifikat

Proses Produksi :

  • Bahan baku yang dipakai untuk pemenuhan order tersebut harus sesuai dengan jenis barang PEFC yang tertera pada surat perintah produksi
  • Seluruh laporan produksi harus teridentifikasi dan akuntabel jenis barang PEFC teridentifikasi pada surat perintah prodksi.
  • Tidak diperkenankan mempertukarkan jenis barang PEFC dengan barang non PEFC
  • Penerimaan Order dari Customer
  • Purchase order/contract dari customer secara jelas meminta produk bersertifikat dengan barang PEFC yang jelas (jenis dan status).
  • Jenis Barang PEFC harus dituliskan pada surat perintah produksi
  • Pencatatan Rekapitulasi Input – Output
  • Summary Pembelian Bahan Baku Bersertifikat per jenis barang PEFC  link dengan invoice nya
  • Summary Penjualan Produk Bersertifikat per jenis barang PEFC  link dengan invoice nya
  • Perhitungan tingkat konversi input ke output
  • Dibuat secara rutin (bulanan s/d 6 bulanan)

PEFC-Metode PEFC COC

Pelabelan Produk Bersertifikat PEFC:

  • Label PEFC Certified
  • Label PEFC Recycled

Ketentuan Dasar Labelisasi (Penerapan Logo PEFC):

  • Trademark PEFC adalah property right PEFC
  • Trademark PEFC hanya diperkenankan digunakan oleh pihak-pihak yang telah menandatangani PEFC license agreement dgn PEFC
  • Setiap penggunaan trademark/logo PEFC harus mendapatkan autorisasi (logo approval) dari PEFC
  • Tidak boleh memberikan missleading information
  • Penggunaan trademark PEFC untuk promotional use: Diperkenankan di kartu nama, top letter head, website, poster, flyer, dll (dikomunikasikan lebih dahulu dgn IFCC), Untuk logo PEFC pada template invoice dan surat jalan/packing list, harus disertai dengan statement “hanya produk yang ditandai saja yang bersertifikat PEFC”

PEFC-Contoh logo 3PEFC-Contoh logo 2PEFC-Contoh logo 1

Pengiriman & Penjualan Produk

  • Buat surat jalan/packing list untuk pengiriman produk dan pastikan jenis, jumlah, klaim barang PEFC, tanggal, dan nomor sertifikat organisasi tertera pada surat jalan/packing list tersebut.
  • Buat invoice untuk buyer, pastikan jenis barang PEFC dan nomor sertifikat suplier tertera pada invoice.
  • Simpan surat jalan/packing list dan invoice sebagai bukti penjualan produk bersertifikat
  • Informasikan kepada customer untuk memahami klaim dan label PEFC dan tidak mengubahnya

MINIMUM SISTEM MANAJEMEN
Umum :

  • ISO 9001 atau ISO 14001 bisa digunakan
  • Komitmen penerapan Standar PEFC
  • Review (audit internal) secara periodik
  • Menetapkan Manajemen Representatif
  • Bertugas sebagai leader
  • Memastikan berjalannya sistem
  • Memantau sistem secara menyeluruh

Prosedur Terdokumentasi :

  • Struktur organisasi, tanggung jawab dan wewenang
  • Deskripsi bahan baku
  • Proses Produksi (Metode Produk PEFC)
  • DDS
  • Internal Audit dan Review
  • Resolusi Komplain

Pengendalian Rekaman

  • Rekaman seluruh kegiatan terkait COC PEFC
  • Disimpan 5 tahun

SDM/HRD, Person in Charge (PIC) :

  • Ditunjuk PIC di masing-masing bagian
  • Mengikuti training yang sesuai
  • Perhatian khusus penegendalian : Pembelian, Identifikasi, Produk, Penjualan, Labelling, Rekaman, Internal
  • Audit, Produk Tidak Sesuai, DDS/Risk Assessment

Penyediaan dan Pemeliharaan Fasilitas :

  • Inspeksi dan Pengendalian
  • Pelaksanaan Internal Audit Min 1 Tahun Sekali
  • Pedoman pada ISO 19011
  • Pelaksanaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan

Komplain :

  • Sumber komplain dapat berasal dari Supplier, Customer dan pihak lain
  • Penanganan komplain :
  • Mekanisme penerimaan
  • Verifikasi dan evaluasi serta validasi komplain
  • Tindakan koreksi dan pencegahan
  • Komunikasi

Pengendalian Subkontraktor (jika ada)

  • Identifikasi Subkontraktor
  • Pengendalian produk bersertifikat di subkontraktor
  • Tanggung jawab penuh ada di perusahaan
  • Terdapat perjanjian tertulis
  • Masuk lingkup internal audit

Isu  K3

  • Komitmen pada isu ini
  • Kesehatan dan Keselamatan Kerja
  • Sistem dan Prosedur K3
  • Implementasi K3, fasilitas/lingkungan kerja dan penggunaan APD

Isu Sosial :

  • UMR
  • Usia Minimum
  • Serikat Pekerja
  • Jaminan Kesehatan dan K3
  • Diskriminasi

Referensi :

  • PEFC ST 2002:2013 Second Edition (2015-12-07) : Chain of Custody of Forest Based Products – Requirements
  • PEFC ST 2001:2008 Second Edition (2010-11-26) : PEFC Logo Usage Rules – Requirements
  • www.pefc.org
  • www.ifcc-ksk.or.id

INFORMASI KONSULTANSI DAN TRAINING
Untuk memperoleh informasi lebih lanjut dapat menghubungi:
Telp: 021-29077736 Fax: 021-29077738  SMS : 08128791563, WA : 085717510470
Email : fcgconsulting@yahoo.com atau marketing@fcg.co.id